Política de Tratamiento de Datos Personales

Tecnosinergia S.A.S.
Versión 1.0 · Vigente desde 2023

1. Responsable del tratamiento

2. Marco legal

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

3. Ámbito de aplicación

La presente política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de Tecnosinergia S.A.S., recolectados por cualquier medio, físico o digital, en desarrollo de su objeto social. Es de obligatorio cumplimiento para la compañía, sus colaboradores, contratistas y terceros que actúen en su nombre.

4. Definiciones

  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

  • Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

  • Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

  • Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

  • Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y su tratamiento.

  • Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

  • Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera del país, para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.

  • Transferencia: envío de datos a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento.

5. Principios

Tecnosinergia S.A.S. aplica en el tratamiento de datos personales los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

6. Datos que tratamos

Según la relación con el titular, Tecnosinergia S.A.S. puede tratar:

  • Datos de identificación: nombre, documento de identidad y fecha de nacimiento.

  • Datos de contacto: teléfono, correo electrónico, dirección y ciudad.

  • Datos comerciales: historial de pedidos, campañas, zona asignada y estado de actividad.

  • Datos laborales y contractuales: formación, experiencia, información para pagos y seguridad social, en el caso de colaboradores y contratistas.

Tecnosinergia S.A.S. no recolecta datos sensibles en desarrollo de su actividad comercial. Si excepcionalmente fuera necesario, se informará al titular su carácter facultativo y se solicitará autorización expresa.

7. Finalidades del tratamiento

a. Clientes y prospectos empresariales: gestionar la relación comercial, elaborar propuestas, ejecutar contratos, facturar, gestionar cobros y enviar información sobre nuestros servicios.

b. Vendedoras, consultoras y fuerza de ventas de nuestros clientes: ejecutar, por cuenta de nuestros clientes, actividades de atención, captación, activación, reactivación, seguimiento de pedidos, recaudo de cartera y comunicación comercial por llamada, WhatsApp, SMS, mensajes de voz, correo electrónico y redes sociales.

c. Colaboradores, contratistas y aspirantes: adelantar procesos de selección, gestionar la relación contractual, realizar pagos y cumplir obligaciones legales.

d. Proveedores: gestionar la relación comercial, los pagos y el cumplimiento de obligaciones contractuales.

e. Visitantes del sitio web y canales digitales: atender solicitudes de contacto y mejorar la experiencia de navegación.

Las comunicaciones comerciales y de cobranza se realizan en los horarios y condiciones establecidos por la Ley 2300 de 2023 y demás normas de protección al consumidor.

8. Tecnosinergia como encargado del tratamiento

En la prestación de sus servicios, Tecnosinergia S.A.S. actúa con frecuencia como encargado del tratamiento de bases de datos cuyo responsable es el cliente contratante. En estos casos:

  • Trata los datos únicamente según las instrucciones del responsable y para las finalidades autorizadas por este.

  • No usa esas bases de datos para fines propios ni las comparte con terceros.

  • Aplica medidas de seguridad y confidencialidad sobre la información recibida.

  • Al terminar la relación contractual, devuelve o suprime los datos según lo acordado con el responsable.

Corresponde al responsable contar con la autorización de los titulares para el tratamiento encargado.

9. Autorización del titular

Tecnosinergia S.A.S. solicita la autorización del titular a más tardar al momento de la recolección de sus datos, por medios escritos, verbales, digitales o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó. La autorización no es necesaria en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

10. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

  • Solicitar prueba de la autorización otorgada.

  • Ser informado sobre el uso dado a sus datos.

  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.

  • Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

  • Acceder gratuitamente a sus datos personales.

11. Datos de niños, niñas y adolescentes

Tecnosinergia S.A.S. no trata datos personales de menores de edad, salvo los de naturaleza pública o cuando se cuente con la autorización de su representante legal y se respeten sus derechos fundamentales.

12. Área responsable y canales de atención

El área encargada de atender consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales es la Dirección Administrativa de Tecnosinergia S.A.S., a través de:

13. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas: se atenderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no es posible atenderlas en ese término, se informará al titular el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos (corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento): deben incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos de soporte. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane. Si transcurridos dos (2) meses no se presenta la información, se entenderá que ha desistido. El reclamo se atenderá en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles adicionales, previa comunicación al titular.

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado este trámite.

14. Seguridad de la información

Tecnosinergia S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Sus colaboradores y contratistas están obligados a guardar confidencialidad sobre la información a la que accedan.

15. Transmisión y transferencia de datos

Tecnosinergia S.A.S. podrá transmitir datos a proveedores tecnológicos (plataformas de mensajería, telefonía, CRM y almacenamiento en la nube), incluso fuera de Colombia, quienes actuarán como encargados bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad. Toda transferencia internacional se realizará conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

16. Vigencia

Esta política rige a partir del [fecha de publicación]. Los datos personales permanecerán en las bases de datos mientras sean necesarios para las finalidades descritas o mientras exista una obligación legal o contractual de conservarlos. Cualquier cambio sustancial se comunicará oportunamente a través de www.tecnosinergia.pro